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集中管理 百淬成钢

--综艺集团公司集团财务案例

企业简介:

综艺集团,1987年以21台旧缝纫机从黄金村起步,20多年来,历经三次前瞻性的产业转型和产业升级,从传统的服装加工企业发展成为"以新能源为龙头,信息科技和股权投资为两翼"的国际性高科技投资控股集团,成为中国改革开放辉煌历程的缩影。

综艺集团的业务领域覆盖新能源、新材料、信息科技三大国家重点战略产业,集团现有子、分公司30多家,其中,控股上市公司1家,国家高新技术企业5家,国家创新示范企业3家。

综艺集团是国内领先的太阳能光伏系统集成供应商和最大的海外光伏电站建设运营商;也是信息科技领域多项前沿技术的发明者和国家标准制定者。同时,作为国内股权投资的先行者,综艺集团的股权投资已覆盖金融、消费品、医药、现代牧业、现代服务等诸多高成长行业

项目背景

综艺集团公司财务会计电算化工作自年后使用了财务软件,脱离了手工记帐,使整个集团的财务核算的效率得到了一定的提高,会计信息质量也得到了较大的改善。财务工作信息化走在了其他专业系统信息化管理的前面。

虽然综艺集团的财务信息化建设已经起步早,取得了一些成绩,但随着公司的不断发展,企业管理要求的不断提高,现有分散式的财务系统已经不能适应集团公司对财务信息的需求,尤其是经过多次资产重组后,企业规模快速扩大、机构庞大,分支众多,分子公司地域宽广而且多行业、多会计主体。信息不对称,信息失真现象开始越来越明显,这导致集团的总部管控职能开始遇到较大的压力,而分散的财务系统不能及时为综艺集团总部进行经营决策提供及时准确的财务信息,让领导们感到了管理上的捉襟见肘,具体体现在以下几个方面:

管理模式与管理工具的不匹配。现在公司内采用的是一种集中式的财务管理模式,显然现有分散式财务信息系统应用模式不能满足集中式财务管理的需求无法满足集团对下属单位的监管要求。集团公司没有有效的手段加强监督和控制,不符合现代集团企业集中式管理的趋势。

各个单位使用独立的财务系统,在纵向和横向上存在多个信息孤岛,集团无法及时准确了解各个单位的财务状况,获取真实的财务数据。

现有报表管理系统很难保证数据的真实性、格式的一致性和实时性。导致集团的报表汇总工作量大、效率低。

由于各下属会计主体帐套各自独立运行,无法实时知道各下属单位内部交易的处理情况,容易造成内部往来的应收款和应付款存在差距。

目前财务系统的应用仅限于基本会计核算,缺乏能够加强财务管理职能的财务预算、财务分析、资金管理及业务预警等系统。

为了满足综艺集团公司对财务信息实时性、准确性、真实性的要求,必须要在集团内推广实施整个集团公司大集中的集团财务系统,通过使用集中式集团财务系统,有效的解决公司各层次人员对集团财务管理的需要。

2010年1月,综艺集团携手浪潮,全面启动集团财务信息化项目。软件历经3个月的成功运行后,集团决定进行全面推广。截止到2010年末,浪潮已完成集团公司所属20余家二级集团、子公司的项目实施,全面达到项目预期的会计核算和财务管理要求。

模块范围

总帐、往来管理、辅助管理、现金流量表、报表、汇总与合并报表、资金管理、费用管理、等相关核算功能

实施过程

第一阶段:组织与计划

本阶段主要完成了项目的前期准备工作,包括:项目组织架构的成立、项目章程的制定、需求调研与编写需求报告、制定项目计划、制定项目管理流程及实施标准、对综艺矿业公司现有软硬件、网络设施进行测试、进行项目启动会议等。其中在知识转移方面,重点进行了项目组核心成员进行项目管理及实施方法的培训。

本阶段影响项目质量的主要工作是:项目组织的成立、项目章程的制定、需求调研及需求报告、制定项目计划、项目管理流程及标准的明确、项目组首次会议及项目启动大会。

第二阶段:上线准备

第二阶段从2009年12月29日到2010年3月8日,实际工作日为60天。本阶段主要完成了项目的上线准备工作,包括:业务及管理流程标准化、制定数据信息的标准化、用户培训、数据准备、业务模拟、系统安装与初始化等。其中在知识转移方面,我们重点进行用户的培训。

本阶段影响项目质量的主要工作是:业务及管理流程标准化、数据标准化、用户培训、数据准备、业务模拟、系统安装与初始化。

第三阶段:系统试运行

第三阶段从2010年3月9日到2010年4月13日,实际工作日为31天。

本阶段主要完成了项目的系统试运行,包括:系统上线试用、上线支持与维护、上线评估等。其中在知识转移方面,重点是建立了系统的支持平台,形成知识积累/问题专家库,向系统内的用户提供各种疑难问题的解答与技能培训。

本阶段开始就可以进行第二期财务管理系统模块的实施,包括全面预算管理、资金管理、费用管理、决策支持系统实施。

本阶段影响项目质量的主要工作是:上线跟踪与支持维护。

第四阶段:项目收尾

第四阶段从2010年的4月22日到2010年4月30日,实际工作日为8天。

本阶段主要完成项目的收尾,包括:系统管理员的培训、系统的应用状况检测、项目资料(特别是技术资料)的交接与评审、项目的最终验收会议等。其中在知识转移方面,我们重点进行系统管理员的培训、部分技术资料交接时的培训。

本阶段影响项目质量的主要工作是:系统管理员的培训、项目资料的交接、项目最终验收。

实施策略

采用瀑布式上线策略

在该项目中,由于财务系统已经很成熟,并且项目周期要求很紧,充分利用我们已有的大项目的成功实践经验,要求采用各单位,各站点同时上线的策略。这就要求项目组织需要成立若干实施小组,这些实施小组按照一定的项目实施规范与标准,同时进行实施工作。 关键用户的概念培训

关键用户是指综艺总部及下属分子公司各相关业务部门的业务骨干及实施维护人员组成,这部分人员要参与项目的流程整理、业务模拟、培训、数据切换、上线支持等工作,所以对这部分人员提前进行系统的概念培训很重要。在第一阶段(项目组织与计划)就对他们进行概念性的培训,可以保证在系统的后续工作中有效的进行沟通,保证工作效率与质量。 贯彻标准化

该项目涉及到约60个用户站点,系统庞大复杂,在系统的各个流程、各个单位都会有不同的需求,不同的情况,在众多的需求和方法当中,只有在系统当中贯彻标准化的体系,才能保证系统顺利,高效率的完成。同时,标准化体系为各级领导进行决策支持提供了基本的保障。

尽量采用成熟系统的标准化流程与功能

根据我们的实际经验,如果针对提供的成熟系统中的客户化定制功能太多,项目失败的风险性就增大,因为改选一个新功能,其成熟度以及对成熟功能的影响程度是很难预测的。大量的实践证明,信息化项目的失败主要原因就是需求范围的不断蔓延造成的。所以在项目的实施过程中,应尽量采用成熟产品的标准化流程与功能,确定有特殊需求,需要双方严格按照项目管理流程中的变更控制流程进行处理,充分评估可行性。

高层领导的大力支持

信息管理系统不是一个IT项目,而是一个企业的战略项目。综艺财务管理信息系统不仅是一个软件应用过程,而且是各个单位和部门与上级部门协调的过程,在多个层次上形成一个整体。领导层的直接参与将大大加快系统实施的效率,并有效的降低风险。如果高级管理人员只是在项目的初始阶段进行了参与,那么项目在后期的进展将会变得非常困难,或者失败。

应用成效:

基于多年在大型企业集团项目建设的成功经验,凭借对综艺集团系统需求的深入理解和准确把握,浪潮在构建综艺财务信息系统构建时取得了以下成效:

■ 实现了支持多会计主体、多行业“一套帐”的集中式集团财务管理信息系统

综艺集团拥有多家单位,并涉及多个行业,使用的会计制度也不尽相同,其核算特点也存在或多或少的差异。通过建立全集团统一的标准核算流程和标准数据体系,实现了兼容多会计主体、多行业核算的财务系统的建立,使整个综艺公司的资金流、信息流得以通畅运行。

同时,搭建的集中式财务管理信息系统实现了三个层次的集中:数据集中、核算集中、管理集中,支持多会计实体、“一套帐”的财务核算管理体系,实现了由传统的并表处理到并帐处理的转变,既可以满足企业内部细化核算的目标,又可以适应多种财务集中管理的应用模式。

■ 建立了强大灵活的报表管理系统

“集团一表制”:集团一次定义主要报表格式,所有单位均可使用,无需转入 总部可随时查看基层报表或业务数据,报表数据无需频繁上报接收。转出报表处理、汇总、合并合而为一。

通过报表汇总获得整个公司各下属单位的汇总数据,利用系统对内部交易的实时处理功能,利用抵消汇总数据修改汇总报表,可以了解总公司拥有或控制的所有资产和负债的真实财务状况,通过提供详细的合并过程底稿,又便于审计机构进行审计。

主管单位可以设置报表公式和格式,并提供加锁。以限制下级各单位报送的报表与自己的账务系统一致,保证数据的真实性和一致性。报表系统具备强大的报表查询、溯源分析功能,可以对多方位财务核算数据进行分析控制。总公司可以联查到各单位最底层的数据;上级单位可以按照需要自定义各种条件,分行业、分类型进行报表汇总和多种形式的分析。

新系统下的报表流程

■ 建立了完善的财务分析体系和决策支持体系

财务分析是决策支持的基础,财务分析包括报表分析、指标分析、预算分析等基本部分,报表分析主要是对基本报表如资产负债表、损益表以及各种自定义报表进行结构分析、比较分析、趋势分析等;指标分析则对企业经营者关心的各类财务指标以及综合财务指标体系进行比较分析。预算分析包括对各种项目、资金、成本费用预算分析等方面。

运用先进、智能化决策支持工具,可将经过分析集成的、内容丰富的决策信息以简洁的形式提供给决策者,使决策层对总公司财务信息有更深层和更全局性的把握,在此基础上进行战略决策和规划。

■ 建立了实时化的内部交易处理体系

在整个公司内部实现了实时化内部交易处理体系,对于内部交易在内部单位进行凭证处理时就进行内部往来的对帐,并且记录详细的核对信息,在整个公司可以随时查询内部往来信息,避免内部应收款和应付款的不匹配。

■ 全面成效示意图: